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索 引 号:    425802869/2012-00021 信息分类:     / 规范性文件 /
发布机构:    南京市地方志编纂委员会办公室 生成日期:    2012-08-25
生效日期:     废止日期:    
信息名称:    市地方志办公室《工作流程汇编》(试行)
文  号:    宁志办字[2011]39号 关 键 词:    
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市地方志办公室《工作流程汇编》(试行)

宁志办字[2011]39号

  

南京市地方志编纂委员会办公室文件

  宁志办字[2011]39号

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  关于印发市地方志办公室《工作流程汇编》(试行)的通知

  各处:

        为加强地方志工作制度建设,规范工作行为,提高工作效率,在多方征求意见的基础上,本办编印了市地方志办公室《工作流程汇编》(试行),现印发各处,望遵照执行。

                                                                                                                          南京市地方志办公室

                                                                                                                      二○一一年十二月二十八日

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工作流程汇编

  (试行)   

   

  一、秘书处

  2、宣传综合岗位工作

  1、制定办一周工作计划。

  2、做好每周主任办公会和每月办务会的记录工作。

  3、起草全办综合性工作报告、工作计划、工作总结、办领导讲话材料和以办名义印发的各种文件等。

  4、组织安排全办重要活动、有关会议议程,负责组织起草会议材料、整理会议记录,并做好有关会议的会务工作。

  5、做好上情下达和下情上报的工作。每年7月10日和12月10日前,向市委、市政府呈报办半年工作总结和全年工作总结。

  6、做好信息宣传工作。负责收集各类有关信息,为领导决策提供参考。

  7、督促呈交各类统计报表,妥善处理应急事务,不积压、不误事。

  8、积极完成领导交办的其他工作。

  3、干部人事工作  

  1、每年12月份按规定拟定干部调职计划。

  2、每年1月份编制人员花名册。

  3、每年12月份按文件要求进行年度考核,上报年度考核工作总结,《年度考核登记表》归入个人档案。

  4、定期整理到达退休年龄人员名单,及时办理退休手续。

  5、对进出人员及时核编。

  6、负责起草办领导请假报告和办理报批事宜。

  4、机要工作

  一、文件的接收和处理

  1、从机要室收到和从内网下载的所有文件(含纸质和电子文件),应在当天按密级及一般文件分类登记并编好序号,贴上文件呈批传阅单,于当天或第二天送秘书处负责人阅批,然后根据秘书处负责人提出的呈送意见,分别将文件送给有关领导和有关处室传阅。  2、每天至少四次登内网接收机要文件,分别在上午9:10和11:20,下午15:10和17:40。

  3、凡是急件、会议通知或时间性较强的文件,必须随收随送,尽快送达给有关领导。其它文件也要抓紧时间传阅,一般不超过一星期传阅完。

  4、秘密级别的文件,必须在当天内阅读,下班前收回文件,以确保文件的安全。无密级的中共中央的文件作密件保管,与一般文件分开存放。

  二、文件的打印

  1、凡打印密级文件必须有领导签批。

  2、秘密文件应按规定标明密级。打印错的秘密材料及印制秘密文件过程所形成的清样、废页、废件等应及时销毁。

  3、文件的原稿及打印好的文件、资料应放入抽屉内,不得让无关人员翻阅。不得将有关秘密内容向外泄露。

  三、文件的发出

  办文稿由秘书处负责送签,文件签发后统一由机要员登记、编注发文字号。公文应一文一号,按年依次编注,不得重复编号或空号,属于有关单位联合发文的由主办单位编号。发往外单位的文件先编文号,及时从内网发出。发往本办各处的文件也要及时发放。

  四、文件的存放和归档

  1、认真做好文件的防盗、防失、防窃、防虫、防潮等防护工作。

  2、做好文件的立卷归档工作。立卷归档时间为每年6月和12月各一次。

  3、定期检查清理文件。做到传阅文件不积压,不出错漏,不丢失。按要求每月30日前整理一次秘密文件。每年清退上一年的密级文件。单位内部印发剩余的文件材料及一些没有保存价值的资料等,每季度统一送到指定的地点销毁。 

  5、文稿起草审核工作  

  1、主办处拟文,注明拟稿人,由处负责人核稿签字。

  2、送分管领导审核,提出修改意见。

  3、主办处将文稿打成清样,由秘书处进行文字、格式把关后,呈主任签发。

  4、文件签发后统一由机要员登记、编注发文字号。

  5、送分管领导复核,秘书处校对文件清样后交机要员印制文件并用印。

  6、机要员按要求对文件呈送、分发、立卷、存档。

  6、文件材料和人事归档工作

  1、文件材料的归档范围:凡是反映本办工作活动、具有查考利用价值的文件材料,以及与本办业务工作有关的资料均属于归档范围。

  2、干部人事档案材料共分为十大类:第一类履历材料;第二类自传材料;第三类鉴定、考核、考察材料;第四类学历和评聘专业技术材料;第五类政审材料;第六类入党入团材料;第七类奖励材料;第八类处分材料;第九类工资、任免、退(离)休等材料;第十类其他可供参考的材料。

  3、归档文件的整理程序:确定件、装订、分类、排列、编制归档号、编目、装盒。据材料的多少,一年一盒或一年数盒。

  4、3月份将上年度形成的所有文件材料,单位召开各种会议的记录,数码照片、实物等收交到档案室统一归档。

  5、5月份前按照归档范围和保管期限表,分别按永久、长期(30年以上)、短期(10年)三种归集整理。

  6、6月份集中整理建档,进行目录输入。检索编制完成后,7月份正式向市档案局送交目录清单,一式两份(接交单位各留存一份备查)。

  7、将完成的各类档案装盒,每盒填写备考表,交由分管领导签字确认。

  8、10月份填写档案年度检查登记表,由本单位主管领导签字盖章后,送市档案局备案。

  9、12月将多余、重复、过时和无保存价值的文件,按照上级有关规定送到指定的地点统一销毁。

  10、积极参加各类档案业务学习交流活动。

  7、保密工作

  1、成立由办主任任组长、办副主任为副组长、各处长为成员的办保密工作领导小组。分管领导负责分管各处的保密工作;各处长对本处的保密工作负主要责任。日常工作由秘书处负责。

  2、每年2次(暂定为1月、7月)召开保密工作例会,研究部署本单位保密工作。听取办保密工作落实情况汇报。

  3、每半年组织一次保密法律、法规知识的学习教育。

  4、做好《南京年鉴》《南京市志》《南京通史》《南京史志》等出版物的保密审查工作。

  5、6月份对涉密文档和涉密计算机、移动存储等涉密载体、计算机网络进行自查。

  6、3月份按上级的规定回收上交涉密文件,回收上交的涉密文件要登记造册,不回收上交的涉密文件,按文件归档要求立卷、归档。

  7、12月份按照省、市保密部门的有关规定,做好涉密

  载体、涉密信息的清理、清退和销毁工作,指定专人负责,将涉密销毁载体集中送到市保密部门指定的定点单位回收销毁。

  8、12月份制定办年度工作计划,上报保密工作年度工作总结和专项工作报告。

  8、安全保卫工作  

  1.成立由办主任任组长、办副主任任副组长、各处长为成员的办安全保卫工作领导小组。分管领导负责各处的安全保卫工作;各处长对本处的安全保卫工作负主要责任。日常工作由秘书处负责协调。

  2.年初制定安全保卫目标管理计划,落实安全保卫工作责任制。

  3.做好作息时间内的安全保卫工作,督促全办人员做到离开办公室时随手关灯、关门、关窗,下班时关闭空调、计算机等所有电器设备开关。

  4.值班人员实行24小时值班制度。坚守岗位,认真履行职责,做好值班记录,对来办联系工作的人员应问明情况,进行登记。

  5.每周五下班前要对重点部位进行安全检查,每月对全办安全工作组织一次巡查。

  6.做好法定节日值班的安排。做到早安排、早通知、早提醒。节日值班表及联系电话,于各节日前三天报市委办公厅、市府办公厅、市级机关管理局保卫处备案,以保证放假期间的信息畅通。

  7.严格车辆管理的各项规定,每月对车辆的车况进行检查,以确保行车安全。值班人员每晚至少巡查一次汽车在位情况。

  8.结合半年和全年工作总结,对全办安全保卫工作进行一次总结讲评。

  9、财务会计工作

  1、每月1日—12日前进行财务总账处理,并与出纳核对现金日记账,与开户银行核对银行对帐单,做到真实、全面、系统记录本办的各项业务活动。

  2、每月12日前向办主要领导月度财务活动的书面分析报告。特殊情况(黄金周长假)18日前上报,年度报告在次年1月的22日前上报。

  3、每月20日前申报集中支付账户的月度指标计划,保证本办财政经费的正常使用。

  4、每周星期二、四下午,做好本办公费医疗报销的审核工作。并及时到人社局公务员医保科,办理本办职工住院费用的审核工作。

  5、根据财政局的统一要求和安排,每年10月编制下一年度本部门预算,并上报“一上”数据;12月根据财政局下达的部门预算指标数,上报“二上”数据。

  6、根据财政局的统一要求和安排,在次年春节前对本部门上一年度的财务状况进行汇总决算,形成决算报告上报财政局。

  7、做好凭证等资料的装订和保管工作。在次年3月前,将上一年度凭证、账簿和报表装订成册,做到账册齐全,便于查阅。

  8、每年年底配合资产管理员,做好资产清查工作。

  9、按照公费医疗办的统一安排,每年6月和11月上报公费医疗统计报表。  

  10、财务出纳工作

  1、编制现金收支业务的会计凭证,保证原始凭证合法,记账凭证规范。保证每天单位现金流合适,每周从银行支取1-2次现金。

  2、准备好每周二、四下午全办报销需要的现金,坚持在岗在位,保障好全办人员的现金报销工作。

  3、根据银行送达的对帐单,登记现金、银行存款日记账,每月10号之前做好上月的现金、银行存款流水帐。“五一”“十一”等长假月在15号之前做好上月的现金、银行存款流水帐。每年1月20号之前做好上年12月的现金、银行存款流水帐。

  4、每月13号前保证全办人员包括离退休老干部和聘用人员工资和公积金按时发放,工资和公积金的发放需去3家银行和填写11张单据。

  5、按照国家有关银行结算制度的规定,办理银行结算业务,每月核对银行存款余额,确保账实相符。

  6、严格保证现金安全,因公借用单位现金,需要覆行审批手续,非公原因不得借用单位现金。

  7、按照各类票据的使用情况,及时去银行、税务局或财政局办理各类票据的购买、领用和注销手续。

  8、根据单位帐户的调整情况和财政局的要求做好各类银行帐户的建立、使用、更名和注销手续。

  9、单位财务印签的使用要符合规定,空白支票的支出需要登记。

  10、对于领导交办的其它事项如外出结帐、收款等,做到及时无差错的完成。  

  11、劳动工资工作  

  1、每月20日前做好次月统发工资的申报工作,保证每月工资按时发放。

  2、每年4月前办理事业单位法人登记证、代码证等年检、变更工作。

  3、每季末和次年5日前,做好劳动工资统计的季报和年报上报工作。

  4、及时办理本办人员工资晋升、正常调资、年终奖金和退休费的核定、申报工作。

  5、及时办理丧葬费、抚恤金的核定、申报和发放工作。   

  12、老干部工作

  1、每年5月或6月做好离休老干部的体检,每逢双年做好退休人员的体检。

  2、每年两次组织老干部集体考察学习活动,每次一天时间,时间为上半年一次,下半年一次。地点为市外一次,市区一次。

  3、每年年底召开老干部情况通报会。

  4、春节前对生病老干部和去世老干部遗孀进行慰问。

  5、老干部住院,在5个工作日内组织慰问。

  6、从60岁开始,逢10在老干部生日前三天送上生日蛋糕。

  7、老干部去世,在接到消息后及时上门慰问家属,并协助家属做好善后工作。

  13、后勤管理工作

   1.及时为新调入和新录用人员办理各种证件。

   2.及时为新聘用人员和解聘人员办理和注销回收各种证件。每年初审核和重新办理临时出入证。

   3.做好全体在职人员的体检工作。

   4.每年10月中旬至11月上旬办理全办人员公费及自费的报纸书刊杂志的订阅工作。

   5.每年11月中旬至12月上旬办理车辆保险工作。

   6.每月中旬分发《中国地方志杂志》和《江苏省地方志杂志》。

   7.做好全办办公设备(计算机、打印机、复印机等)的加维护、维修工作。

   8.完成好其他日常事务性工作。

  14、印章使用管理工作

  1、严格审批手续。凡需用印,须先填写用印申请单,注明用印事由,经分管领导同意后,报办主任批准。

  2、用印必须登记。填写印章使用登记表,凡使用印章的文稿,按发文处理办法的规定办理。

  3、印章由秘书处指定专人管理和监印。管理(监印)人如生病或因事外出,由秘书处另行指定专人管理。管理人员必须根据批准权限用印。

  4、用印时,应先明确使用何种印章,认真填写使用登记表。如发现问题,应主动向领导汇报或提出建议,待弄清情况后再予用印。

  5、印章管理人员要有高度的工作责任心,认真管好印章。印章用完后,应及时锁入保险柜内,以确保安全。印油要经常保持清洁,以确保盖印质量。

  15、图书资产管理工作

  1、图书出版、购买由业务处提出计划,经分管主任审核,报办主任签批,交秘书处留存。

  2、每年新购图书,承办业务处要将购买图书清单交秘书处存档,购买图书的清单应载明书名、主编、出版社、单价、册数等内容。

  3、本办编辑的图书分发,由承办业务处编报分发计划,经分管领导审核,报主任签批,并将需要分送的单位姓名贴好标签,市委、市人大、市政府、市政协,中指组、省志办由秘书处负责呈送。其他由业务处负责办理。余下书籍及时交信息资料中心入库。

  4、每年12月秘书处要和信息中心资料室进行一次入库书籍核对。

  

         二、市志编纂处

  1、《南京市志》8—12册审校出版工作

  《南京市志》1—7册已于2011年3月前公开出版发行,8—12册正处于审校阶段。8—12册共39卷,600万字,截至2011年10月,总纂已完成38卷,初审已完成36卷,复审已完成9卷,出版社已审稿12卷。为又好又快地完成《南京市志》8—12册审校出版工作,确保2012年高质量地完成《南京市志》全12册的编纂出版任务,特制订工作流程如下:   

  一、初审阶段(2011年11月完成)

  2011年11月前完成8—12册全部初审工作。初审完的稿件需做到:1.体裁完备。册首综述、编下序、章下序不可或缺,既统摄全文又避免交叉重复;文、表、照互补,相得益彰,文、表中数据、表述需前后一致、符合逻辑。2.符合志体。述、志、记、传、图、表各体裁完备合理;类目按科学分类和凸显特色的原则横分门类,横分门类需全面反映各方面情况,横不缺主项;条目记述需以时为序、纵述始末,系统地记述事物的起始、发展、转折、现状,纵不断主线;文体使用记述体、说明体,坚持述而不作;文风简洁、准确、流畅。3.编辑规范。按照新闻出版署编校细则和《南京市志》凡例要求尽量消灭硬伤。本阶段责任人为陈蕊心、窦予然、王科。

  二、复审阶段(2012年5月完成)

  第10册复审已完成。2011年11月完成第9册复审,2012年2月完成第8册复审,2012年4月完成第11册复审,2012年5月完成第12册复审。(按照出版惯例,复审工作应在出版社审稿后,现出版社已审完第9册、第10册,正在审阅第8册,我处将加强和出版社的沟通,力促出版社尽快审稿;如出版社不能及时审稿,将采取复审和出版社同时审稿的变通措施。)复审完的稿件需做到:1.观点正确。志稿既实事求是地记述事物发展的全过程,又符合党和国家的各项方针、政策。2.内容全面、资料翔实。志稿要全面、系统、翔实地反映各行业、各方面的全面情况。3.合乎志体、特色鲜明。志稿既要符合方志各项规范,又要体现时代特点、地方特色。4.记述准确、行文规范。志稿记述规范准确,避免交叉重复、前后不一;文体、文风符合志体。本阶段责任人为施国俊。

  三、终审阶段(—2012年6月)

  2012年6月完成8—12册终审。终审着重把好政治关、体例关、史实关。

  四、校对阶段(—2012年6月)

  《南京市志》校对实行三校互校、责任编辑通读制,由3个编辑依次校对,责任编辑最后通读,统一处理3个校次提出的问题。一校后稿件差错率需低于三万分之一,二校后稿件差错率需低于二万分之一,三校后稿件差错率需低于万分之一,通读后稿件差错率需低于万分之0.5,确保《南京市志》差错率达到合格图书标准。校对工作和终审交叉同时进行,2012年6月完成全部书稿的校对工作(三校和终审交叉进行)。本阶段责任人为施国俊、陈蕊心、谢娟、窦予然、王科。

  五、编纂索引(2012年7月—2012年8月)

  索引控制在10万字内,既要起到索引功能有一定索引深度,又不能突破篇幅。本阶段责任人为施国俊、陈蕊心、谢娟、窦予然、王科。

  六、印刷出版阶段(2012年7月—2012年9月)

  做好印刷出版各环节的监督工作,确保印刷质量优良(印刷准备工作和编纂索引交叉进行)。本阶段责任人为施国俊、陈蕊心、窦予然、王科。

  2、南京市地方志书资料长编编写工作  

  为贯彻落实南京市政府办公厅下发《关于转发市地方志办公室〈南京市地方志书资料长编编写工作方案〉的通知》(宁政办发〔2011〕96号)要求,进一步规范和推进南京市地方志书资料长编的编写工作,现制订市地方志书资料长编编写工作流程如下:

  一、构建网络阶段(2011年11月完成)

  构建全市由各区县人民政府,市府各委办局,市各直属单位等承编单位组成的编写网络,是开展全市资料长编编写工作的基础,网络的构建有利于责任的落实,有利于协调和监督职能作用的发挥和加强。2011年11月完成全市网络构建工作。本阶段责任人为陈蕊心。

  二、业务培训阶段(2011年12月)

  2011年12月,进行全市资料长编编写业务培训。各区县、市级机关各委办局及直属企事业单位资料长编编纂人员,市地方志办公室领导及相关人员等约130人参加培训。培训内容拟定为地方志书资料长编基础知识及编写方法,授课人拟请省志办指派,培训时间半天。本阶段责任人为施国俊、陈蕊心、谢娟、窦予然、王科。

  三、纲目设计阶段(2011年12月—2012年2月)

  业务培训后,各承编单位立即按市政府办公厅《关于转发市地方志办公室〈南京市地方志书资料长编编写工作方案〉的通知》和培训会议要求,根据各单位的情况,确定编纂方案。其间,市志办应及时加强跟踪指导,配合、督促各承编单位在2012年2月前完成资料长编的纲目设计。各承编单位地方志书资料长编纲目需报市志办审定,以确保编写质量。本阶段责任人为施国俊、陈蕊心、谢娟、窦予然、王科。

  四、资料搜集阶段(2012年2月—2012年年底前)

  各承编单位资料长编编写纲目经市志办审定后,即按纲目要求征集、搜集资料,资料来源应全面、多元、深入、系统。

  五、初稿编纂阶段(2013年1月—2013年6月)

  各承编单位把征集、搜集到的原始资料,经过归类、整理、鉴别、筛选、考证、核实后,按次编排形成初稿。

  六、审稿修改阶段(2013年6月—2013年年底前)

  市志办本着认真负责、确保质量的指导思想,对各承编单位完成的资料长编初稿,组织初、复、终审三审。各承编单位需按审稿会议精神认真修改,在2013年年底前完成本单位地方志书资料长编稿件的终审定稿。本阶段责任人为施国俊、陈蕊心、谢娟、窦予然、王科。

  七、适时检查指导(贯穿整个工作时段)

  市志办发挥业务专长,加强对承编单位的适时指导,是提高各单位资料长编编写质量和时效的重要环节,也是市志办责无旁贷的应尽职责。在整个编写阶段,市志办将根据不同阶段和各承编单位的实际情况,加强业务指导和监督检查,及时发现问题,及时答疑解惑。工作中将采取编写简报、召开小型推进会和现场会等形式,努力提高编写工作的质量和时效,切实做好此项工作。本阶段责任人为施国俊、陈蕊心、谢娟、窦予然、王科。

  八、资料长编的保存与应用(长期)

  各承编单位在地方志资料长编编纂完成后,应积极做好资料长编成果的保存与应用工作。各承编单位需将终审定稿后的资料长编打印装订成册,随电子文档指定专门部门妥善保存;并将电子文档和装订成册的资料长编一式三份报市地方志办公室。有条件的单位可将资料长编公开或内部印刷出版,充分发挥“存史、资政、育人”的功能。本阶段责任人为施国俊、陈蕊心、谢娟、窦予然、王科。

  3、《南京通史》编撰工作

  《南京通史》是一部记述和研究南京历史的多卷本大型学术性著作,共8卷,分别为《史前至秦汉卷》、《六朝卷》、《隋唐五代宋元卷》、《明代卷》、《清代卷》、《民国卷》、《共和国卷》、《综录》,本项目责任人为施国俊、谢娟、王科。至2011年11月,《六朝卷》和《民国卷》已出版。现就其余6卷编撰工作制订工作流程如下:

  一、《明代卷》审稿、出版(2011年10月—2012年3月)

  截至2011年10月,《明代卷》初稿已完成85%,进入总纂阶段,并同时开展初审工作。2011年11月完成初审,2011年12月完成总纂和绪论撰写,2012年1月完成复审,2012年2月完成终审,2012年3月印刷出版。

  二、《清代卷》编撰、出版(2011年10月—2013年3月)

  2011年10月,与作者签订编撰合同。

  2011年11月—2012年10月,初稿撰写。

  2012年10月—2012年12月,总纂。

  2012年7月—2012年11月,初审(部分稿件可提前开始初审,和初稿撰写交叉进行)。

  2013年1月,复审。

  2013年2月,终审。

  2013年3月,印刷出版。

  三、《共和国卷》编撰、出版(2011年10月—2013年8月)

  2011年10月,与作者签订编撰合同。

  2011年11月—2012年12月,初稿重新撰写。

  2013年1月—2013年3月,总纂。

  2013年1月—2013年5月,初审(部分稿件可提前开始初审,和总纂交叉进行)。

  2013年5—6月,复审并报送省新闻出版局审阅。

  2013年7月,终审。

  2013年8月,印刷出版。

  四、其余3卷编撰、出版(2012年1月—2015年12月)

  《史前至秦汉卷》、《隋唐五代宋元卷》、《综录》3卷现况:1.因各种原因,作者队伍或涣散、或缺失,大多需另物色人选,有的需重新发动原有作者;2.大部分初稿未完成,已有初稿质量参差不齐,部分基础较差,很多稿件不符合通史要求,需改写或重写。

  下一步工作计划:针对3卷各自情况,统筹谋划、分头启动。2011年物色《史前至秦汉卷》、《隋唐五代宋元卷》2卷作者,2012年上半年力争签订《史前至秦汉卷》、《隋唐五代宋元卷》编撰协议,同时精选《综录》编撰团队,2012年下半年启动《综录》卷编撰工作,确保“十二五”完成《南京通史》全8卷出版任务。

  4、《汶川特大地震南京援建志》编写工作

  为贯彻落实南京市政府办公厅下发《关于转发市援建指挥部市地方志办公室<汶川特大地震南京援建志>编纂工作方案的通知》(宁政办发[2011]73号)要求,进一步规范和推进《汶川特大地震南京援建志》(以下简称《援建志》)的编写工作,现制订《援建志》编写工作流程如下。本项目责任人为施国俊、窦予然。

  一、启动阶段(2011年5月)

  该阶段的主要工作是成立编纂机构,即组建以市主要领导及相关单位分管领导组成的《援建志》编委会和具体承担编写工作的《援建志》编辑部;制订编纂方案,召开《援建志》启动会议。

  二、拟定篇目、收集资料阶段(2011年6月—9月)

   《援建志》编辑部草拟出篇目框架,向各有关单位征集篇目框架意见;全市各有关单位收集、整理2008年5月12日至2010年12月南京市抗震救灾、过渡安置、对口援建资料,报给《援建志》编辑部。

  三、初稿撰写阶段(2011年10月—2012年3月)

  2012年3月底前,各有关单位按照篇目框架完成初稿撰写任务。《援建志》作为我市第一部大事志,存在自身的特色和编写难度,因此在编写过程中《援建志》编辑部要注意加强与各有关单位的沟通和交流,加强指导,保证初稿质量和时序进度。

  四、总纂阶段(2012年4月—6月)

  《援建志》编辑部在编委会的指导下具体负责全书的总纂及修改,总纂完成后的稿件要求做到观点正确、内容全面、资料翔实、特色鲜明、合乎志体、结构得当、记述准确、行文规范。

  五、审查验收阶段(2012年7月—9月)

  《援建志》编委会组织三审,《援建志》编辑部按三审意见修改稿件,《援建志》编委会出具验收意见。

  六、印刷出版阶段(2012年10月—12月)

  《援建志》编辑部完成全书五次校对工作,做好印刷出版各环节的监督工作,确保印刷质量优良。   

  

        三、区县指导处

  1、区县处指导工作

  一、1月,组织各区县志办总结交流年度工作及下年度工作计划;

  二、4月,组织各区县志书、资料长编、地情书、库、馆、网、用等工作交流学习;

  三、7月,组织各区县志办半年工作总结交流;

  四、11月,组织各区县年鉴年度工作经验交流,下年度年鉴框架讨论;

  五、每两年,给合区县志办年度工作总结交流,开展一次区县志办工作评比;

  六、每三年开展一次《条例》《办法》督查。

  2、区县志书审稿验收出版

   一、总纂篇目审查

   负责单位:市地方志办公室

   程序:

  ①由编纂单位将总纂篇目报送市志办;篇目一般在召开评审会前35个工作日送达市志办。

  ②市志办成立评审小组(二轮志书专家组成员),及时将总纂篇目送评审人员;

     ③评审人员在认真审读篇目后形成书面意见;

  ④召开评审会议,市志办出具总纂篇目通过审查的批复。篇目须经评审小组三分之二以上人员同意,方可获准通过审查;对没有通过审查的志稿,返回编纂单位修改后重新组织审查。

  志书总纂篇目报省地方志办公室备案。

  二、初审

  负责单位:各区县地方志办公室

  三、复审

  负责单位:各区县地方志编纂委员会

  四、终审

  负责单位:市地方志办公室

  程序:

  ①由编纂单位填写《江苏省地方志书终审申请表》,并与终审稿和电子文本一起报送市志办;志稿一般在召开评审会前35个工作日送达市志办。

  ②市志办成立评审小组(二轮志书专家组成员),及时将终审稿送评审人员;

  ③评审人员在认真审读志稿后形成书面意见;

  ④召开评审会议,市志办出具《江苏省地方志书终审意见表》。终审稿须经评审小组三分之二以上人员同意,方可获准通过审查;对没有通过审查的志稿,返回编纂单位修改后重新组织评审。

  终审稿和《江苏省地方志书终审意见表》报省地方志办公室备案。

  五、验收

  负责单位:市地方志办公室

  程序:终审稿按照评审意见修改后报请市地方志办公室验收。一般应当在35个工作日内完成验收。

  ①由编纂单位填写《江苏省地方志书验收申请表》,并与验收稿一起报送市地方志办公室;

  ②市地方志办公室成立验收小组,并及时将验收稿分送各位验收人员;

  ③验收人员在认真审读志稿后形成书面意见;

  ④召开验收会议,市志办签发《江苏省地方志书验收意见表》。验收稿须经验收小组三分之二以上人员同意,方可获准通过验收;对验收不合格的志稿,返回编纂单位修改后重新组织验收。

  验收稿和《江苏省地方志书验收意见表》应当报省地方志编纂委员会办公室审核备案。

  六、出版

  负责单位:各区县地方志办公室

  程序:

  ①志书经验收合格,由编纂单位报请省地方志编纂委员会办公室审核批复后,再报同级人民政府批准出版;

  ②送交出版社前,编纂单位应当将人民政府批准出版的文件报省和市地方志编纂委员会办公室备案。

   志书以纸质出版物形式出版的同时,应当以电子出版物的形式出版。

  ③志书(包括电子版)出版后,应当在2个月内,报送市地方志办公室和江苏省方志馆保存。每种志书分别报送20套(本)。

  3、《南京简志》(2010)编写工作

  南京市地方志办公室于1986年出版《南京简志》,距今已25年。随着时代的发展,特别是改革开放30多年来,南京各方面发生了巨大变化,《南京简志》已难以反映这些变化。为尽快向各级领导、各行各业和普通读者提供了解南京历史和现实的资料,迫切需要编纂一部内容扼要、篇幅较为简短的新简志,为南京经济、政治、社会和文化建设服务。为进一步规范和有序推进这项工作,现制定《南京简志》编写工作流程如下:

  一、筹备阶段(2010.7~2011.11)

  该阶段的主要任务是组建领导班子(组委会)、成立承编机构(《南京简志》编辑部);确定指导思想、基本原则;拟定篇目、框架,征求各方专家意见;建立撰稿人队伍,明确编写要求。

  二、充实撰稿人队伍并进行培训、收集材料阶段(2011.1~2011.6)

  召开《南京简志》工作动员会;编辑部根据撰稿人的实际情况定期、分批地组织志书编撰知识培训;全市各相关部门、撰稿人根据条目要求收集整理资料和图片。

  三、初稿撰写阶段(2011.7~2012.6)

  撰稿人根据已有资料撰写初稿。《简志》的编纂有别于一般的志书和地情书,所以在《南京简志》的编写过程中,编辑部必须做好和撰稿部门及个人的有效沟通,加强交流和指导(尤其是在具体撰写方面给予及时指导),确保志书的质量和进度。总纂对志稿进行初审,指导撰稿人补充完善志稿。

  四、总纂阶段(2012.7~2013.3)

  总纂班子根据观点正确、内容全面、记述简练、行文规范等要求删削文字、统一文风、打磨志稿。

  五、审查验收阶段(2013上半年)

  志稿送审(包括省志办审稿、保密送审、出版社审稿),同时聘请专业校对校核,根据审稿意见进行修改。

  六、印刷出版阶段(2013下半年)

  《简志》编辑部完成校对并做好印刷出版环节的监督工作。

  4、《南京地方志志(1982-2011)》编撰工作

  南京市地方志办公室于2010年启动《南京地方志志》编写工作,记述南京市地方志工作30年来的经历及成绩。至2011年8月底,完成《南京地方志志》内部征求意见稿,《南京地方志志(1982-2011)》编写工作流程如下。

  一、确定编纂方案,讨论修订凡例、篇目(2010.7~2010.10)

  1、确定指导思想、基本原则,拟定凡例(征求意见稿),经讨论暂行。

  2、讨论拟定篇目(征求意见稿):拟定征求意见信,附上篇目,分发征求本办及老同志意见。梳理意见,经主任办公会讨论,修订篇目。

  二、征集材料(2010.11~2011.3)

  1、拟定、发出征集资料通知、启事、信函,征集资料提纲:分别拟定发至本办、各修志部门、13区县、老同志的《南京地方志志》征集资料通知、启事、函,以及征集资料提纲。

  2、召开本办《南京地方志志》征集资料工作会:提出供稿、提供资料要求,发出征集资料提纲,包括《南京地方志志》“征集资料要素”“征集资料表格(7种表格)”“编辑注意事项”等。

  3、区县组稿:发给各区县《南京地方志志》“征集资料通知”、同时发出征集资料提纲,包括“征集资料要素”“区县征集资料表格(7种表格)”“编辑注意事项”等。

  三、资料收集、整理、初编(2011.3~2011.8)

  资料收集、整理、初编:分工负责,收集整理资料,对照篇目,要求补充资料。初步整理编辑成为内部征求意见稿。

  四、征求意见,修订凡例、篇目(2011.11-2011.12)

  1、召开座谈会,内部征求意见。

  2、确定入志标准:梳理意见,讨论确定采纳与否;讨论确定入志标准。

  3、修订凡例、目录:根据入志标准,修订凡例、目录。

  五、补充征集资料,编辑征求意见稿(2011.12~2012.3)

  1、区县补充资料、核实修改初稿会议:提出补充征集资料、核实修改初稿范围、要求。

  2、本办补充资料、核实修改初稿会议:提出补充征集资料、核实修改初稿范围、要求。

  3、收集、整理资料:收集、梳理资料,确保资料全面性、准确性、真实性、完整性。

  4、编辑:根据修订的凡例、篇目修改、编辑,形成征求意见稿。

  六、征求意见,编辑送审稿(2012.3~2012.5)

  1、征求意见:分发征求意见稿,征求意见。

  2、召开征求意见会:分别召开本办、老干部、区县征求意见会。

  3、根据意见,修改征求意见稿,形成送审稿。

  七、审查验收(2012.6~7)

  志稿送出版社,校对校核,根据审稿意见修改。

  八、印刷出版(2012.8~2012.9)

  编辑部完成校对并做好印刷出版环节的监督工作。

  

       四、年鉴处

  1、《南京年鉴》编纂工作

序号

工作任务

完成时间

工作任务分解

责任人

1

编纂工作总结会

91日-15

认真总结年鉴编纂工作,提出年鉴编纂工作的意见和建议,并将总结材料交年鉴处长。

 

责任编辑

将年鉴编纂工作的总结报告交分管主任和主任。

 

年鉴处处长

组织召开年鉴编纂工作总结会议,年鉴处全体人员、分管主任和主任参加会议。

 

年鉴处处长

2

编纂方案研讨会

915日-30

拟定类目框架或提出类目调整方案,交年鉴处处长。

 

责任编辑

组织草拟年鉴编纂工作方案。

 

年鉴处处长

组织召开年鉴编纂方案研讨会。

 

年鉴处处长

3

 

 

召开南京都市圈城市年鉴工作研讨会

108日-15

101日之前,确定举办城市和研讨主题,印发或协助印发会议通知。

年鉴处处长

认真做好或协助承办城市做好都市圈年鉴工作会议会务等有关事宜。

 

年鉴处处长

 

邀请南京都市圈城市地方志办公室主任、分管主任、年鉴处长和都市圈栏目责任编辑等参加会议。

 

年鉴处处长

 

组织召开南京都市圈城市年鉴工作会议,认真做好年鉴都市圈栏目组稿工作。

 

年鉴处处长

责任编辑

 

4

召开特约编审座谈会

105日-20

征求特约编审对年鉴篇目框架结构的意见和建议,完善篇目框架结构。

年鉴处处长

5

报送编纂方案等有关材料

1015日—31

完善年鉴编纂工作方案,并提交分管主任审阅和主任审定。

 

年鉴处处长

 

草拟关于认真做好年鉴编纂工作的通知,并提交分管主任审阅和主任审定。

 

年鉴处处长

向市政府报送年鉴编纂工作方案。

 

年鉴处处长

6

 

 

筹备全市年鉴编纂工作会议

 

 

 

111日-15

 

拟定会议议程、会议通知等相关材料。

 

年鉴处处长

草拟讲话稿等会议材料。

 

年鉴处处长

认真做好会议有关的准备工作。

 

年鉴处处长

7

 

 

 

召开全市年鉴编纂工作会议

 

1115日-30

 

认真做好会场布置、签到等会务工作。

 

年鉴处处长

 

邀请特约编审28人、区县政府办或方志办年鉴组稿人13人、市政府分管地方志工作秘书长参加会议;年鉴处全体成员、分管主任和主任参加会议。

 

年鉴处处长

 

组织召开全市年鉴编纂工作会议,总结上年工作情况,提出年鉴编纂工作目标、思路和具体要求。

 

年鉴处处长

8

 

 

举办年鉴条目撰稿人业务培训班

121日—15

邀请年鉴编纂工作专家,就条目撰写问题作辅导讲座。

 

年鉴处处长

根据类目,分组辅导撰写条目的基本要求,研讨交流条目撰写经验和体会。

 

责任编辑

9

分口组稿会

121日-131

根据年鉴编纂方案,有针对性地明确提出类目组稿的具体要求(或条目指南),并印发给特约编审、组稿单位和撰稿人。

 

责任编辑

协助组织召开20次左右的系统组稿会,进一步明确组稿有关事宜。

 

年鉴处处长

责任编辑

10

图片组稿

11日-510

领导活动图片,包括文字说明,310日前提交主任审阅,315日前报送领导机关审批。

 

年鉴处处长

美术编辑

其他彩色图片,包括文字说明,315前将80%提交分管主任审阅和主任审定, 330日前提交其余20%分管主任审阅和主任审定。

 

年鉴处处长

美术编辑

 

内页图片,包括文字说明,510 日前全部插入相应位置,纳入终审范围。

 

年鉴处处长

责任编辑

 

11

初审

 

215日-425

严格坚持三校制度,确保质量标准达到出版合格标准以上。

 

责任编辑

 

三校后互校;互校后,提交年鉴编辑部主任复审、统稿;提交初审稿分三次,时间节点为315日、45日、425日。

 

责任编辑

12

 

复审

315日-515

审核提交的初审稿是否符合年鉴编纂方案、是否符合出版标准,并对初审稿提出具体修改意见。

 

年鉴处处长

根据复审意见,修改,并打出稿样。

 

责任编辑

13

特约编审审稿会

510日-15

召开特约编审审稿说明会,特约编审、办领导、年鉴处处长和责任编辑参加会议。

 

年鉴处处长

邀请特约编审对口审稿,并提出修改具体意见。

 

责任编辑

认真做好会务等相关工作。

 

年鉴处处长

 

根据特约编审意见,修改后,打出样稿轮校。

 

责任编辑

 

轮校修改后,打出样稿,提交终审。

 

年鉴处处长

 

14

终审

515日-615

总体把握质量,对全书负责。

 

办分管领导

 

对复审稿提出意见。

 

办分管领导

 

根据办分管领导意见,修改完善终审稿。

 

年鉴处处长

责任编辑

 

15

 

 

 

 

 

办领导审阅定稿签字付印

 

 

615日-20

 

 

总体把握质量,对全书负责。

 

 

办领导

 

对终审稿提出意见。

 

办领导

 

根据意见,最后修改书稿。

 

年鉴处处长

责任编辑

 

办领导签字定稿付印。

 

办领导

 

16

 

目录索引

620日—25

定稿后,编辑年鉴目录索引。

 

年鉴处处长

责任编辑

 

17 

 

 

印样检查

625日-30

最后检查印刷厂蓝图印样,杜绝错误。

 

年鉴处处长

责任编辑

美术编辑

 

 

印前确定印样。

 

 

年鉴处处长

18

印刷

 

71日-15

 

 

根据合同,跟踪检查印刷质量,掌握印刷进度。

 

 

年鉴处处长

715日提交500册,725日提交500册。

 

年鉴处处长

19

光盘制作

75日-15

年鉴定稿付印后,即向光盘制作公司提供印刷电子文件。

 

年鉴处处长

认真做好年鉴光盘电子稿校对工作。

 

责任编辑

光盘制作公司依照招标合同规定时间按时交付年鉴光盘。

 

年鉴处处长

20

 

交换赠送工作

715日-31

720日前完成市领导和有关部门的年鉴赠送工作。

 

年鉴处处长

 

731日前完成年鉴交换和赠送工作。

 

年鉴处处长

 

731前完成本办人员年鉴赠阅工作。

 

年鉴处处长

 

21

 

 

稿酬等工作

 

81日-10

认真做好年鉴稿费发放等相关工作。

 

年鉴处处长

责任编辑

 

组织年鉴光盘制作招标工作。

 

年鉴处处长

22

编纂工作调研工作

810日—31

走访特约编审单位,部分撰稿人。

 

责任编辑

组织开展南京地方经济社会发展相关情况调查研究活动。

 

年鉴处处长

                                附:《南京年鉴》2012版编辑、组稿责任分工表

 

       1、《资治文集》编纂工作

工作任务

拟完成时间

工作任务分解

责任人

研究讨论编纂方案

8月1日——10日

根据年度特点,讨论、调整和优化编纂方案

编辑部负责人

拟订编纂方案

8月11日——15日

形成《资治文集》年度编纂方案

编辑部负责人

审定编纂方案

8月16日——31日

《资治文集》年度编纂方案报办领导审定

编辑部负责人

组稿、编辑、校对

9月1日——11月10日

责任编辑发函组稿。

编辑部全体人员

对来稿择优录用,编辑加工。

对选定的稿件分类,形成相应的栏目。

编辑完成后,送办领导审定。

申请增刊号

9月20日——10月31日

在收到约1/3篇幅的稿件后初编成册,向市、省出版管理部门申请增刊号

编辑部负责人

篇目报送市政府审定

11月1日——10日

研讨《资治文集》栏目设置,编写《资治文集》篇目概要,并报送市政府审定。

编辑部负责人

印刷

11月10日——30日

与印刷厂保持联系,跟踪印刷进度

编辑部负责人

赠阅

12月1日——12月10日

向市领导、部委办局和区县主要领导以及市人大代表、政协委员赠送《资治文集》。

编辑部全体人员

 

 

 

 

       

 

 

 

 

 

     五、信息资料中心

   1、《南京史志》编辑出版工作
  一、目标
一年暂出版2期《南京史志》,上、下半年各一期。
二、组稿
贯穿全年编辑出版过程。组稿方式:约稿、自由撰稿和投稿等;组稿对象:文史专家、爱好者、本办老同志等。
三、配稿
3月、9月最后一周开始,时间二周。主要工作是根据杂志栏目、宣传时效、本办工作等,选择合适稿件归入相应栏目,组成下一期杂志。每期稿件数量以64个页码容纳8.5万字为限。
四、审稿
初审:编辑部将配好的杂志初稿填好发稿签,标明题目、作者、字数、随文照片、放置栏目、排版顺序等相关信息。
复审:填好发稿签的初稿和发稿审批单,交分管副主任(常务副主编)审批。
终审:分管副主任(常务副主编)审批后的稿件再交主任(主编)审批。
初、复、终审分别需要一周时间。
五、编校
三审后的初稿发放至各位编辑手中进行编辑,两周之后,交由印刷厂排版,发清样。
第一次清样为一校稿,编辑对其进行校对、编辑,称之为一校。一校时间约为一周。一校稿汇总至编辑部主任手中,由其审核之后,发往印刷厂修改,再发清样。修改时间约2~3天。
第二次清样为二校稿,一式两份,一份由编辑对其进行核红、校对、编辑,称之为二校;一份由美编进行画版,安插图片,排定版式。二校时间约为一周。二校稿汇总至编辑部主任手中,由其审核之后,发往印刷厂修改,再发清样。修改时间约2~3天。
第三次清样为三校稿,一式两份,一份由编辑对其进行核红、校对、编辑,称之为三校;一份送审,分管副主任(常务副主编)审,主任审(主编)审。三校时间约为一周。三校稿汇总至编辑部后,发往印刷厂修改,再发清样。修改时间约2~3天。
第四次清样为四校稿,送分管副主任(常务副主编)、主任审(主编)终审。
六、美编
对杂志四封和内页正文进行美编。二校之后,美编参与内页正文的核红、编辑,及时调整版面。四封亦同样进行三审,由分管副主任(常务副主编)审阅和主任(主编)审定。由于四封情况特殊,在杂志内页正文编辑、校对的空隙穿插进行。
七、付印
终审结束后付印。
编辑部填报地方志办公室经费审批单,申报印刷数量、费用,编辑部主任、分管副主任(副主编)、主任(主编)逐级签字。据此,编辑部向印刷厂下达印刷计划,计划主要内容是印刷数量和时间。
八、出版
每年6月10日、12月10日出版。
(负责人:徐智明)

     2、地方志资料库管理工作  
资料库管理是地方志办公室资料信息中心一项重要工作,担负着书籍资料的接收、保管、发付。为规范资料库工作,确保工作有序进行,提高工作效率,特制定以下工作流程。
一、接收入库
根据办秘书处通知接收资料书籍。
1、资料书籍入库,资料库管理员要亲自核对货号、数量与送货单是否一致,有无损坏,核对无误后,由送货单位工人搬入库内,分类堆放,建立书目类别数量标签,在送货单据上签字,退回发货联,留下存根联。
2、对照存根登记入账,把入库日期、货号、数量、出版信息填写清楚。
二、发付
1、资料书籍出库,应严格手续。申请人申请资料书籍需填写《市地方志办公室图书资料发放单》,书名、数量要填写清楚,申请人要填写领用理由并签字,注明年、月、日。
2、地方志办公室主任填写审批意见,签字。申请人凭持此单到地方志办公室资料信息中心领取资料书籍。
3、资料信息中心主任根据库存情况安排资料库管理人员到资料库发货,申请人跟随到资料库领货,按单发货,当面点清数量。如有数量、外包装质量问题现场调换,出库后只对有印刷质量问题资料书籍调换。
4、发货完成后,资料库管理人员要及时下账。
三、资料库管理
1、资料库资料书籍储存管理。接收保管好库存资料书籍,资料管理员经常要对资料库货品进行整理,保持货品干净、摆放整齐,条理清楚,做到数量准确,质量完好,收发迅速,服务周到。
2、定期对资料库进行温湿度检查,及时通风除湿。
3、定期对账,每年书面汇报资料一次书籍进出、库存情况。
(负责人:张贵云)

  

        3、地方志资料征集工作
  一、资料来源
1、①市地方志办公室(以下简称市志办)编印的书籍资料;②市志办拍摄、复制的照片和资料(包括作者投稿);③从出版社和商店采购的资料;④按照《南京市地方志资料征集办法》向国家机关、社会团体、企业事业单位、社会组织和个人征集所得的资料。
2、地方志资料类型:①书籍(包括装订成册的复印资料);②音像资料;③图片资料;④电子文本;⑤实物。
二、资料征集
1、按处室分工进行。征集资料时,应由两人或两人以上共同办理。  2、资料室管理员负责采购全办大宗资料。
3、征集或采购资料涉及相关费用时,应事先向分管主任汇报,并按相关财务规定执行。
4、因编纂任务需要,市志办工作人员拍摄、复制的照片和资料,应在编纂任务完成后30天内送交资料室统一保存。
三、资料登记
1、资料实行集中管理,专人负责登记、借阅和使用。
2、信息资料中心资料室(以下简称资料室)承担具体的管理任务,设置管理员一名,负责资料的交接登记、目录编制、上架借阅、日常管理。交接登记手续须有双方的签名。
3、音像资料、图片资料、电子文本应在一周内复制备份3份以上,供读者借阅,原件妥善保存;在征得提供者同意后,上述资料在南京地方志网站内网上公布。
4、音像资料、图片资料、电子文本应定期(以一年为期)进行检查,并再次拷贝,以便长期保存、使用。
(负责人:周黎明)

  4、南京地方志网站资料、工作动态信息发布
  为使南京市地方志网站的资料信息安全、及时、准确地发布,确保网站正常运行,根据《地方志工作条例》、《计算机信息网络安全保护管理办法》等有关法律、法规,结合本办制定的《南京市地方志网站管理办法(试行)》的规定,特制定本发布流程。  一、发稿  网站资料信息审批内容由网站信息发布审批单(《南京市地方志工作动态发布审批单》或《南京市地方志网站信息发布审批单》)和打印好的文本(A4纸)组成。各处室(中心)信息员必须严格规范填写网站信息发布审批单,认真填写标题、资料信息来源单位、拟上网栏目,发稿时信息员须仔细核对发稿内容,填写发稿意见并签字。
二、审批
1、各处室(中心)信息员将填写好并签字的审批单交分管处长对资料信息内容进行初审,分管处长初审后填写发稿意见并签字。
2、由分管处长初审后的审批单交分管副主任对资料信息内容复审并签批。
3、签批后的审批单交网站分管副主任审核签署发布意见并签批。
4、一般性资料信息,网站分管主任终审签批后直接交网站管理员发布。
工作动态信息,包括中指组、江苏省、南京市及13个区县的工作动态性信息,必须由主任终审签批后方可交网站管理员发布。
三、发布
稿件经签批后由各处信息员将修改后的电子文稿及纸质稿件附签批好的审批单发送办网站管理员进行发布。
网站管理员在接到审批单和稿件后,办理网站信息发布的时间应在一个工作日之内,网站后台发布后在审批单上签字,注明发布时间、所发栏目。
四、归档
网站管理员负责审批单及稿件(纸质和电子文件)存档,并检查网站信息排版及运行情况。
注:涉密和可能引起争议的信息,一律不予上网。网站管理员对网站发布后的文字与原稿一致性负责,原稿文字差错由供稿部门负责。
(负责人:周黎明)

       5、南京市地方志网站管理
  南京地方志网站由南京市地方志编纂委员会办公室主办,其域名为http://dfz.nanjing.gov.cn/,为全市方志系统对外交流的官方网站。
一、组织管理
1、网站监管由南京市地方志办公室负责,网站的日常运行和维护管理由信息资料中心承担,各业务处配合。
2、网站编配专职网站管理员负责日常的开通运行、维护管理、服务保障工作。
3、网站内容发布必须严格遵守国家及有关部门颁布的法律和行政法规。
二、信息采集、审核与发布管理
1、信息采集
各处室(中心)根据本处业务分工,负责相关的栏目。
各处指定一名信息员,负责本处相关栏目信息的收集、整理及提供(参见《南京市地方志办公室信息报送组成人员名单》)。工作信息应在事件发生后3日之内发布。
2、审核与发布管理
各处起草的信息稿件由信息员填写《南京市地方志工作动态发布审批单》或《南京市地方志网站信息发布审批单》分别由处长初审、分管副主任复审、主任终审,一般性资料信息,网站分管副主任终审签批后直接交网站管理员发布(南京地方志网站资料、工作动态信息发布流程)。
3、本办公开向外发布的各种文件、工作通讯、简报等以文件签发稿为依据,不需另行审批签发。
4、涉密和可能引起争议的信息,一律不予上网。

  三、网站管理职责
1、信息员负责本处工作信息的收集、整理及送审。
信息员负责本处的信息采集和编写工作,形成电子文档。将电子文档交由本处处长、办领导审核合格后发布到网上。发表的信息要自行备案,由各处的信息员统一管理,以备后用。网站管理员负责终审稿件及审批单归档备案。
2、网络管理员负责网站的信息发布工作。确保发布信息准确、及时、规范、美观,没有文字、标点符号、排版等错误。收到信息后当日发布。
3、网络管理员要对开展的在线调查进行汇总、统计,由分管网站的业务处长不定期在处务会、办务会上通报,或呈送有关领导。  四、安全维护及网络管理
1、网站应建立防范计算机病毒、网络入侵和攻击破坏等危害网络安全事项或者行为的技术措施以及重要数据库和系统主要设备的冗灾备份措施,防范网站和网页被篡改。
2、管理人员应遵守保密职责。未经允许,严禁对网站后台数据库进行修改、删除等操作。
3、内网为本办工作所用,只对本办人员开放,所用密码办内人员不得泄露给办外其他人员,如果因泄露引发事端,后果自负。
(负责人:周黎明)    

       6、资料室图书登记、借阅

  一、登记
图书资料进入资料室后,由资料室管理员登记入册,上架,供读者(各处室工作人员和本办离退休人员)借阅。
二、借阅
1、登记
读者借阅资料需在借书单上登记,注明所借图书资料的名称、类别、册数。年鉴、期刊类图书应注明年份。每人每次限借4册或2套图书资料。
2、归还
由资料室管理人员在借书单上注明归还日期。
3、续借
借阅期限为一个月,到期必须归还。如仍需使用,必须办理续借手续。
(负责人:冯宁)

  六、党总支
  党总支日常工作
  1、党总支委员会每年1月上旬制定总支年度工作计划。
2、党总支委员会每季度召开一次会议,传达上级党组织的重要会议和文件精神,分析总结上季度工作,研究下季度工作任务。
3、党总支委员会每年12月召开一次机关党员大会,听取单位主要领导通报工作情况。年底向机关工委上报党总支委员会工作总结。
4、严格按照“坚持标准、保证质量、改善结构、慎重发展”的方针和年度计划发展党员,发展党员严格按程序办理。落实入党积极分子、新党员培训计划。
     5、开展创先争优活动。每两年对本单位的先进党支部集体和优秀共产党员进行评比表彰。
6、单年按照市作风办要求,参加全市处室作风建设考核评议活动,双年参加市级机关作风建设综合评价。
7、每年7月对基层党支部落实创建标准进行考核,并向机关工委推荐表彰先进党支部。
8、及时宣传和报道本单位先进典型、党建工作动态,反映本部门结合中心任务开展各类活动情况。
9、经常安排机关党的组织生活和各类活动。
10、每年上半年和下半年组织离退休党员参观学习各一次。
11、以支部为单位,与结对帮扶花红园、大行宫、三泉社区分别开展互动活动,每年帮扶困难家庭不少于4次。
12、开展形式多样的党课教育,每年党课教育不少于2次。
13、按照建设学习型党组织的要求,制定全年学习计划,做到自学与集中学习相结合,党员每年参加教育培训时间不少于24学时。
14、每季度将党费上缴到机关工委指定账户,并在网上填报上缴数额。12月向党员公布党费交纳情况。
15、严格党员党籍管理,按要求接转党员组织关系,及时更新党员名册。12月份完成党员年统工作,及时完成有关报表报送。
16、落实《惩治和预防腐败体系工作规划》,加强反腐倡廉建设和党内监督。6月和12月分别上报半年、全年落实惩防体系建设工作情况报告。     

        六、工会
  1、机关工会全年日常工作
  机关工会工作是本办全局工作的重要组成部分,工会工作在贯彻落实科学发展观、维护机关干部职工权益、开展丰富多彩的各项活动等方面发挥着积极的作用。根据《中国工会章程》规定的基层工会委员会的九项基本任务,现制订本办工会工作流程如下:
1、1月,召开工会委员会工作会议,工会主席、副主席、全体工会委员参加(包括经费审查委员会成员),讨论研究工会工作并制订当年工会工作计划,报市级机关工委工会联合会备查,并及时召开工会工作会议,学习贯彻落实上级工会组织下发的文件精神。
2、3月(“三八”妇女节期间),组织女职工活动,活动经费标准为每人200元。
3、3月初,为全办职工办理康宁、康惠医疗保险,为在职女职工和男职工家属办理康乐互助保险(5年1次)。
4、“六一”儿童节前,为符合条件的在职职工子女发放独生子女费60元(14周岁以下)和学杂费补助(年标准为:小学60元,中学100元)。
5、每月28日左右,给下个月过生日的在职干部、职工发蛋糕券和贺卡(标准200元/人)。
6、对生病住院和手术后在家休息1周以上的在职职工,机关工会派代表前去慰问,慰问费标准为现金600元,实物80元;对生病在家休养3天以上的同志,机关工会派代表前去慰问,标准为实物80元。
7、在职职工生育子女的,机关工会派代表前去慰问,慰问费标准为现金600元,实物80元。
8、在职职工的家属(父母、配偶、子女)去世,机关工会派代表前去慰问,慰问费标准为现金600元
9、春节前,机关工会与秘书处联合组织举办迎新春联欢会(以上活动所需经费,由工会委员填写经费申请表——秘书处处长审核签字——工会主席批准——主任签批——至财务出纳处领取现金或转账)
附:南京市地方志办公室机关工会换届选举流程(每5年1次)
2、市地方志办公室机关工会换届选举
  (一)换届选举筹备工作
1、向办党组和市级机关工委工会委员会提出换届选举书面申请,批准后开始筹备。
2、成立大会筹备组。
3、审查会员代表资格。
4、向办党组和市级机关工委工会委员会汇报会员代表选举和资格审查情况。
5、提出工会委员和经审委员会委员候选人建议名单,并报办党组和市级机关工委工会委员会审批。
6、提出大会监票、唱票、计票人建议名单。
7、准备选票及票箱。
8、草拟工会工作报告、经费收支情况报告和经费审查委员会工作报告。
(二)召开工会会员大会
1、主持人宣布大会开始。
2、工会主席作工作报告。
3、经审委员会主任作经费收支情况报告和经审委员会工作报告。
4、征求会员对上述三个报告的意见,若无意见举手通过。
5、主持人宣读选举办法。
6、通过会员大会选举办法。
7、通过监票、唱票、计票人名单。
8、选举新一届工会委员会委员、经审委员会委员。
9、宣布选举结果。
10、领导讲话。
11、宣布大会结束。
(三)召开工会委员会全体委员会议,选举产生工会委员会正、副主席及进行委员分工
(四)召开经费审查委员会会议,选举产生经费审查委员会主任
(五)选举结果报市级机关工委工会委员会审批   

    七、地方志学会
  1、市地方志学会工作
  地方志学会工作在加强方志理论研究,提高修志队伍依法修志、科学修志的技能、技巧,以及提高志鉴质量,促进全市修志各项业务工作的顺利开展等方面都发挥着积极的作用。为进一步加大新时期地方志学会的工作力度,规范全市地方志学会工作,特制订《南京市地方志学会工作流程》。
一、制定学会工作计划(1月份)
依据《南京市地方志学会章程》业务范围要求,紧紧围绕全办中心工作,认真制定全年学会工作计划。研究部署全年业务学习、专业培训、学术交流等各项业务工作,并明确具体措施和时限要求。
二、协助做好会员业务学习工作(5月份举办1期培训班)
鼓励会员加强方志业务基础知识学习,提高地方史志业务及理论水平,培养立志服务于地方志事业的有用人才。结合业务工作的开展,在5月份举办1期地方志业务培训班,努力提升全体参培人员的业务素养和工作能力。
三、积极组织学术活动(10月份)
加强学术交流,积极推广开展地方志理论研究,地方志书、年鉴编写和旧志整理、开发利用等工作的经验和优秀成果。组织会员参加各级业务部门和学术团体组织的培训、学习考察,努力加强与市内外方志、文史学术团体之间的联系沟通,开拓和促进地方志的学术交流。积极参加优秀志书、年鉴、地情资料、论著的评审活动和学会先进工作者、先进集体等的评选活动。10月份进行一次方志优秀论文评选及表彰奖励。
四、参加学术论文评比(8月份)
积极参与地方志学会业务主管部门南京市社会科学界联合会在每年第三季度举办的各学会、协会优秀学术论文评比活动。对拟参评的论文在本人自荐、学会评定的基础上,于每年的8月底前,向市社会科学界联合会上报两篇论文参加评比,并力争获奖。
五、按时召开理事、常务理事会(12月份)
根据《南京市地方志学会章程》规定和学会工作需要,12月份召开地方志学会理事会、常务理事会,研究布置地方志学会工作,协商并决议学会换届、人员调整、补充等重大事项。情况特殊时,也可采用通讯形式召开,也可两会合并召开。会议要认真做好记录,会后及时向全体会员下发会议纪要。
六、按照时限及时换届(5年一次,换届流程附后)
学会每五年换届一次,因特殊情况需提前或延期换届的,须由理事会表决通过,报业务主管单位审查并经社团登记管理机关批准同意。但延期换届最长不超过一年。逢换届年时,会前要认真做好准备,严格按程序要求,严肃认真地组织代表大会的召开和完成换届工作程序。做好会议总结上报工作,并下发会议纪要。
七、依托有关平台浓厚学术氛围(1-12月份)
组织和引导全体学会会员,积极利用南京地方志网站、《南京史志》杂志等平台,结合会员业务学习和工作实践认真撰写方志理论和业务实践体会文章在平台上进行刊载,互相学习借鉴,共同促进业务水平和综合素养的提高。
八、做好学会工作总结(12月份)
按时间要求,认真做好全年学会工作总结,及时向年底召开的学会理事会通报,并及时上报学会业务主管部门南京市社会科学界联合。  
2、市地方志学会换届工作
  会前准备:
1、作出换届决议:学会常务理事会讨论,作出换届决议。
(1)确定换届代表大会时间;
(2)确定大会议程;
(3)确定新一届理事会候选人名单;
2、提出书面申请:学会向业务主管部门南京市社会科学界联合会提出换届申请,待审查批复后召开。
3、筹备工作
(1)本届学会经费审查;
(2)起草本届学会工作报告;
(3)修改《南京市地方志学会章程》;
(4)起草《南京市地方志学会章程的修改说明》;
(5)拟定大会选举办法。包括:制定选举办法的依据,选举的时间、方式等;
(6)拟定换届大会的日程安排;
(7)确定参会人员、人数。  
大会召开:
1、作本届学会工作报告;
2、作本届学会财务工作报告;
3、通报《南京市地方志学会章程修改的说明》;
4、宣布新一届理事会候选人名单;
5、审议、通过学会本届工作报告、财务工作报告、修改后的《南京市地方志学会章程》和新一届理事会名单;
6、召开新理事会会议,选举产生会长、副会长、秘书长和常务理事,其他会员暂时休会;
7、全体会员大会宣布新理事会选举产生的学会领导;
8、新当选的学会会长代表新一届学会理事讲话;
9、会议结束。  
会后工作:
1、学会向业务主管部门南京市社会科学界联合会报告换届情况,上报会议纪要;
2、向全体理事下发会议纪要;
3、向市委组织部上报市管干部兼任社会团体领导职务申报审批表;
4、更换学会《社会团体法人登记证书》;
5、更换学会《组织机构代码证》;
6、做好有关换届工作的文书资料的归档工作。

  

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